© Denis Weiss
Dernière mise à jour :
Quelques notions de bibliothéconomie Le désherbage
Quelques notions de
bibliothéconomieComment fonctionne un centre de documentation?
Tout service de documentation est confronté en permanence à quatre points essentiels. Le premier est celui de la collecte des documents, vient ensuite celui du traitement de ces mêmes documents puis de la recherche des informations et enfin celui de la communication documentaire.
Les documents (au sens large, une vidéo est considérée comme un document par exemple) arrivent au CDI par différents canaux: abonnements, achats, dons, fichiers numériques, abonnements, téléchargements... Ce sont donc plusieurs centaines de livres, 3 kg de courriers par semaine... qui arrivent ainsi au CDI.
Après un premier tri, chaque document est traité: couverture des livres, griffage par le tampon de l'établissement, numérisation... Autrement dit, tout document est décrit physiquement puis intellectuellement. Ces deux opérations sont effectuées en utilisant le logiciel BCDI2, un logiciel de gestion et de recherche documentaire. Ce logiciel va permette la recherche documentaire, recherche qui se fait sur une notice descritpive et non sur le texte intégral. En effet, même pour uin document scanné, il serait trop
Vous trouverez ci-dessous un exemple de traitement d'un livre.
La fiche "Document" décrit le support physique
A ce stade le livre est couvert, tamponné, il a un numéro d'exemplaire qui permettra de le prêter et une cote pour le localiser dans les rayonnages. Le livre décrit ce-dessus se trouve en 100 ONF (pour plus d'informations cliquer sur les zones actives du plan du CDI)
La "Notice" décrit le contenu
L'indexation du document consiste à choisir des mots clés à l'aide d'un thésaurus ou des mots clés libres (qui ne sont pas dans le thésaurus. Ces mots clés décrivent le contenu du document.
Un document peut faire l'objet de plusieurs notices descriptives, c'est le cas notamment pour les périodiques.Actuellement, il y a un peu plus de 9 000 documents, livres, périodiques, manuels etc. sur la base du CDI (ce qui correspond à plus de 35 000 notices descriptives).
La consultation ou la recherche se fait sur les notices descriptives, pas sur le texte intégral. Attention ! BCDI permet de trouver des notices, pas des réponses aux questions. La notice renvoie toujours à un document qui se trouve dans les rayonnages, plus rarement, le document original est scanné et peut être affiché par le bouton liaison.
Ne pas trouver de réponse sur BCDI ne signifie pas forcément que celle-ci n’existe pas, mais qu’il faut peut-être la chercher pas un autre biais.
Un écran indique le nombre de notices trouvées puis permet d’afficher les notices descriptives. Ces notices donnent notamment des indication sur l’auteur, le titre de l’article, la date, un résumé… et permettent de choisir ou non d’afficher le texte original ou d'aller en rayon chercher le document. Pour plus d'informations sur la recherche documentaire avec BCDI2 cliquer ici.
Le documentaliste est d'abord dans une logique d'information, contrairement au bibliothécaire qui lui inventorie et conserve le lourd patrimoine des confiscations révolutionnaires. Et dans cette logique, il s'agit de mettre en œuvre un processus de sélection des document à éliminer qui soit le plus rationnel possible. L'élimination est ainsi un élément de la politique d'acquisition et peu faire l'objet d'une charte. Un calendrier pour planifier le travail en faisant régulièrement le tour du fonds (au moins chaque année) sera également utile.
Le désherbage consiste à retirer des documents du fonds. Le terme apparaît en 1986, emprunté à l'anglais "weeding" , désherber pour permettre aux belles plantes de mieux pousser. Mais cette pratique d'élimination rencontre souvent de vives réticences, s'opposant à la logique de thésaurisation du legs initial ou au fantasme d'exhaustivité.
Pourtant l'élimination fait gagner de la place, du temps dans la recherche, rend le CDI plus agréable, l'information plus fiable, et permet de repérer plus facilement les faiblesses du fonds, bref permet d'appliquer le proverbe chinois : "Moins est plus".
La méthode D.C. (Déserbage des Collections) permet de donner un indicateur sous la forme d'une formule comprenant 3 parties
La formule 8/3/IOUPI se lit ainsi : est candidat à l'élimination tout livre qui a plus de 8 ans (8), dont le dernier prêt remonte à plus de 3 ans (3), qui possède un ou plusieurs des facteurs IOUPI. Si l'un des trois facteurs n'est pas significatif, il est remplacé par un X.
Pour plus d'informations on pourra lire: